👥 Customer management

Choisir un client pendant une vente

1. Ouvrez « Compte client » au clavier de caisse, ou « Client » en Facturation. Recherchez d’abord la fiche existante et sélectionnez le résultat voulu.
2. Si le client n’existe pas, utilisez l’action de création proposée, renseignez son nom et les coordonnées utiles, puis enregistrez. Vérifiez ensuite le nom rattaché à la commande ; créer une fiche ne suffit pas à garantir sa sélection.
3. Avant de valider ou d’envoyer le justificatif, contrôlez le client choisi et son adresse email. En Facturation, « Aucun » retire le rattachement lorsque les règles de la boutique le permettent.

Recherchez avant de créer pour éviter les doublons. Selon les réglages, la création peut déclencher le mail de bienvenue décrit plus bas.

Methods for adding customers

• Manual addition via the client configuration page
• Addition during the sales process
• CSV import containing your customer list
• Automatic import of Android contact book
• Registration by the customer himself via the online shop
• Automated addition via web services
• Prestashop import or automatic synchronization with WooCommerce

Fields available for a customer

• Titel
• Name, First name
• Email, Phone, Secondary Phone
• VAT number, Company number, Identity document number
• Address line 1 and 2, comment, postal code, city, country
• Manual GPS position or via current position
• Personal Notes and Public Notes
• Associated barcode or NFC tag
• SMS or Email Billing/Marketing Preferences
• SEPA Direct Debit Mandate for subsequent payments

The postal code allows automatic entry of the city.

The address is automatically geolocated via Google to facilitate deliveries.

Detailed customer file

You can access the customer file from the sales interface or from the configuration page.

• Infos: modification and consultation of personal information.
• Geschichte: list of past orders.
• Marketing: total payments, favorite day, most purchased items over 3 months.
• Loyalty cards: consultation of current maps.
• Merge: merge duplicate customers (orders, points, credits, etc.).
• Kontakt: contact the customer by email or SMS.
• Emails: pour un client enregistré avec une adresse email, consulter les reçus et envoyés liés à cette adresse. Cet onglet n’est pas accessible au rôle Comptable.

Deux fiches partageant la même adresse retrouvent les mêmes échanges. Après un changement d’adresse, les emails de l’ancienne adresse ne sont pas rattachés automatiquement à la nouvelle.

Utiliser l’onglet Emails, rechercher par code-barres et répondre depuis la messagerie

L’onglet Emails réunit les reçus de tous les dossiers et les envois archivés retrouvés par l’adresse actuelle du client. L’état Lu d’un email reçu et le statut de distribution d’un email envoyé sont deux informations différentes. Un envoi accepté par le transport n’est pas une preuve de réception ou de lecture.

Activer le mail de bienvenue

Un administrateur peut activer l’option dans Configuration → Options générales → Fidélisation → Autres options. Le mail de bienvenue est désactivé par défaut. Cochez l’option, préparez le contenu dans l’éditeur, puis enregistrez la configuration pour que les futures créations l’utilisent.

Vous pouvez mettre en forme le texte, insérer une image ou un lien et modifier le HTML. Le contenu reste enregistré si vous désactivez l’option : cela suspend les futurs envois automatiques, sans effacer le modèle ni rappeler les emails déjà envoyés.

Les balises suivantes utilisent les données du client. Respectez leur écriture ; une donnée absente est remplacée par un texte vide :

• {client} : intitulé habituel du client, avec les informations disponibles.
• {prenom}, {nom}, {civilite} : identité du client.
• {email}, {telephone} : coordonnées.
• {pointsFidelite}, {montantAvoir} : points et avoir disponibles lors de la création.

Exemple à copier dans l’éditeur : Bonjour {prenom}, bienvenue dans notre boutique et merci de votre confiance !

Recevoir un test avant d’activer les envois

Le bouton Recevoir un test envoie le contenu actuellement saisi à l’adresse enregistrée dans les coordonnées de la boutique, avec le sujet [Test] Bienvenue. Il utilise le nom et le prénom de l’administrateur, ou des données d’exemple si nécessaire. Vérifiez cette adresse avant le test : il ne vise pas automatiquement votre adresse personnelle de connexion.

Le test peut envoyer un vrai email. Il ne crée aucun client, ne sauvegarde pas vos modifications et n’active pas l’option. Après le test, enregistrez encore la configuration souhaitée. Dans une boutique de test, l’envoi suit les règles de simulation de cette boutique.

Si le test échoue, vérifiez l’adresse de la boutique, le contenu et les réglages email. Un test annoncé comme envoyé signifie que le circuit d’envoi l’a accepté ; contrôlez aussi la boîte de réception, les indésirables et les statuts disponibles. Consulter les emails envoyés et leurs statuts.

Quand le message de bienvenue part-il ?

Le sujet du message automatique est Bienvenue. L’envoi est demandé lors de l’insertion d’une nouvelle fiche disposant d’un email valide, si l’option est active et le modèle non vide. Les créations depuis la caisse, la configuration, les parcours web et API qui créent un client, ainsi que certains parcours d’envoi de facture ou de paiement, peuvent donc le déclencher.

L’import de fichiers clients utilisant l’aperçu et la confirmation déclenche aussi le message pour les nouvelles fiches effectivement créées à l’étape Application. L’analyse et l’aperçu seuls n’envoient pas de bienvenue. Les mises à jour de fiches existantes ne déclenchent pas d’envoi. Tous les imports et toutes les synchronisations ne passent pas nécessairement par ce même moteur.

Ajouter ensuite un email à une fiche existante ou réutiliser un client ne déclenche pas une bienvenue rétroactive. Une fiche sans email valide ou un modèle vide n’entraîne pas d’envoi. Une erreur du transport ne bloque pas la création du client : la fiche peut exister même si aucun message n’a été reçu. Ne recréez pas la fiche pour tenter de renvoyer l’email.

Suivre un import et vérifier son résultat · Distinguer messages automatiques et préférences de notification